Sachbezug: Neuerungen in 2023
Der sogenannte Sachbezug hat für Unternehmen schon immer eine große Rolle gespielt. Hier haben Betriebe eine einfache und steuerrechtlich günstige Möglichkeit, um den Mitarbeitern eine kleine Aufmerksamkeit zukommen zu lassen.
Wer denkt nicht gerne an den Blumenstrauß zum Firmenjubiläum, oder den Gutschein zum Geburtstag? Heute ist der Zweck des Sachbezugs derselbe, aber der Bedarf hat sich deutlich geändert. Unternehmen und Arbeitnehmer nehmen den Sachbezug gerne in Anspruch, um sich selbst kleine Träume im Alltag zu erfüllen. Der Sachbezug ist somit zu einer Art von Ergänzung zum eigentlichen Lohn geworden. Aus diesem Grund hat sich die Politik für das Jahr 2023 einige Neuerungen einfallen lassen.
Aus dem Sachbezug wird eine runde Summe
Bis zur Novellierung der aktuellen Rechtssprechung waren die Sachbezüge pro Mitarbeiter auf 44,00 Euro im Monat begrenzt. Das ist nicht nur keine hohe Summe, sondern auch in der Praxis schwer zu begründen.
Dennoch können diese Bezüge nicht für alles genutzt werden, was auf den ersten Blick als sinnvoll erscheint. Der Gesetzgeber legt beim Sachbezug fast die gewohnten hohen Maßstäbe an. Allerdings wurde in den Regelungen auf einige Neuerungen nicht verzichtet, welche sich im Endeffekt deutlich positiver auswirken und den Sachbezug viel attraktiver machen.
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Die neue Definition des Sachbezugs
Der Sachbezug ist via Definition der Bezug einer Sachleistung. Das ist in der Praxis nicht immer umsetzbar. Was ist zum Beispiel, wenn der Mitarbeiter mit dem Sachbezug sein Auto tanken soll? Das Unternehmen kann ihm ja schlecht einen Kanister mit Treibstoff, oder aber eine Batterie zur Verfügung stellen. Folglich wurde dieses Problem angegangen und die Möglichkeiten deutlich erweitert. Es wurde dabei noch einmal klargestellt, dass auch Geldleistungen einen Sachbezug darstellen können. Dabei gilt es aber enge Grenzen zu beachten. Im Rahmen der Neuerungen des Sachbezugs werden folgende Regelungen festgelegt:
- die Geldleistung muss zweckgebunden sein
- die Geldleistung muss für Waren und Dienstleistungen verwendet werden
- die Geldleistung darf nicht als Ersatz für Aufwandsentschädigungen verwendet werden
- bei Gutscheinen und Geldleistungen ist entweder auf limitierte Netze, oder aber eine limitierte Produktpalette zu achten
Ausdrücklich räumt der Gesetzgeber die Möglichkeit ein, Gutscheine als Sachbezug zu verwenden. Das war aus den Notwendigkeiten der Praxis erforderlich. Denn viele Unternehmen nutzen diese Option, um ihren Mitarbeitern eine kleine zusätzliche Leistung anbieten zu können.
Was muss bei Gutscheinen als Sachleistung beachtet werden?
Ein Unternehmer darf nicht einfach einen Gutschein ausstellen und diesen als Sachleistung anbieten. Vielmehr gilt es einige Punkte zu beachten. Bisher genannt wurden die limitierten Netze, sowie die limitierte Produktpalette. Diese Begriffe können anhand eines Beispiels leicht erklärt werden:
"Der Arbeitgeber vergibt einen Gutschein für eine Tankstelle in der Nähe des Betriebes. Der Gutschein darf ausschließlich für das Tanken, oder das elektrische Aufladen des E-Autos und nur an dieser Tankstelle verwendet werden und hat den Wert von 50 Euro."
In diesem Beispiele sind beide wichtige Faktoren erfüllt. Der Gutschein ist nur an einer Tankstelle gültig (limitierte Netze) und kann nur für bestimmte Zwecke verwendet werden (limitierte Produktpalette). Es darf also davon ausgegangen werden, dass diese Sachleistung eine wirkliche Sachleistung und keine Geldersatzleistung darstellt. Dementsprechend können Arbeitnehmer und Arbeitgeber diese Sachleistung steuerfrei nutzen.
Unternehmen setzen beim Sachbezug auf digitale Lösungen
Das digitale Zeitalter hat die Abrechnung von Sachbezügen deutlich einfacher gemacht. Früher mussten noch Quittungen ausgestellt und eine aufwändige Buchführung betrieben werden. Heute geht das alles viel leichter. Die Lösung, von der die Rede ist, sieht aus wie eine EC-Karte und funktioniert wie eine solche. Bei dieser Option händigt das Unternehmen dem Mitarbeiter einfach eine kleine Karte aus, mit der er bei bestimmten Geschäften und für bestimmte Waren und Dienste im Wert von 50 Euro bezahlen kann. Die Abrechnung erfolgt zentral über den Anbieter. Das erleichtert alle Prozesse ungemein und macht die Abwicklung der Sachleistung für alle beteiligten Personen angenehmer. Die Entwicklung der digitalen Lösung war übrigens einer der gewichtigsten Gründe für die Änderungen der Gesetzeslage. Eine gute Neuerung im Sinne der Unternehmen und der Arbeitgeber, die allerdings ganz klare Grenzen kennt.
Vermögensaufbau und andere Geldersatzleistungen müssen klar abgegrenzt werden
Einfach einmal die Sachleistung für das Trading nutzen und damit online die Gebühren beim Broker bezahlen ist nicht möglich. Nicht nur, weil es sich hierbei um eine Zweckentfremdung handelt. Sondern auch, weil das Trading eindeutig in den privaten Bereich des Arbeitnehmers gehört und durch das Unternehmen nicht gefördert werden darf. Auch andere Maßnahmen für den Aufbau von Vermögen dürfen nicht mit der Sachleistung durchgeführt werden. Das zentrale Problem bei der Gewährung von Sachleistungen ist aus der Sicht der Unternehmen die Abrechnung. Denn die Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass die gewährte Summe zweckgebunden verwendet wird und nicht zweckentfremdet verwendet werden kann. Hier unterstützen die Anbieter von digitalisierten Lösungen mit der Hilfe von großen Netzwerken an Partnerfirmen. Arbeitgeber können so exakt festlegen, wofür die Sachleistung genutzt werden darf und es ist ihnen ausdrücklich erlaubt, bestimmte Dienste komplett auszuschließen. So müssen die einzelnen Rechnungen nicht mehr händisch kontrolliert werden und die Prüfung erfolgt automatisiert im Hintergrund.
Video: Sachbezug - Was ist das und welche Grenzen gelten?
Der Sachbezug wird deutlich attraktiver
Sinn der Gesetzesänderung war und ist es, den Sachbezug für Arbeitnehmer und Arbeitgeber deutlich attraktiver zu machen. Vor allem aus der Wirtschaft wurden Stimmen laut, die eine vereinfachte Abrechnungsmöglichkeit und mehr Optionen bei der Vergabe forderten. Arbeitnehmer profitieren von der Erhöhung der Leistung und können mit der Hilfe des Sachbezuges zusätzliche Ausgaben tätigen. Dabei muss beachtet werden, dass der Sachbezug zweckgebunden gewährt wird. Nur so bleibt er ein steuerfreier Sachbezug und wird nicht zu einer steuerbaren Geldleistung.
Anbieter von modernen Lösungen bieten hier die notwendige Sicherheit und können der Wirtschaft moderne Produkte für die Abrechnung von Sachleistungen anbieten. Betriebe haben dadurch die notwendige Sicherheit und können ihren Mitarbeitern eine monatliche Aufmerksamkeit zukommen lassen. Eine gute Lösung für alle, die ihren Arbeitnehmern einfach ein wenig mehr Leistung bieten möchten.
Vermögenswirksame Leistungen
Vermögenswirksame Leistungen sind eine besondere Form der Entgeltumwandlung. Dabei zahlt der Arbeitgeber einen Teil des Gehalts direkt in eine Anlageform ein, die dem Vermögensaufbau des Arbeitnehmers dient. Hierzu können beispielsweise Sparpläne, Bausparverträge oder Fonds gehören. Die vermögenswirksamen Leistungen sind steuer- und sozialabgabenfrei, sofern bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. Arbeitnehmer können vermögenswirksame Leistungen als zusätzliches Einkommen betrachten und somit ihre finanzielle Absicherung im Alter erhöhen.
Die Höhe der vermögenswirksamen Leistungen ist gesetzlich geregelt und beträgt in der Regel zwischen 6,65 und 40 Euro pro Monat, was jährlich maximal 480 Euro entspricht. Arbeitgeber können jedoch auch höhere Beträge anbieten und somit ihren Arbeitnehmern eine zusätzliche finanzielle Unterstützung anbieten.
Sowohl Sachbezüge als auch vermögenswirksame Leistungen können als Instrumente zur Mitarbeiterbindung und zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit eingesetzt werden. Arbeitnehmer können von diesen Leistungen profitieren, indem sie beispielsweise von einem Dienstwagen oder einer betrieblichen Altersvorsorge profitieren oder ihr Vermögen aufbauen. Arbeitgeber können von diesen Leistungen profitieren, indem sie ihre Mitarbeiter binden und motivieren und somit ihre Produktivität steigern.
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